Skip to content

Guide til velkomsthilsen og telefonsvarer på dit hovednummer.

Kundeservice
Førstehåndsindtrykket giver I kun én gang! Byd derfor dine kunder velkommen i din virksomhed med en imødekommende og informativ hilsen, inden kaldet viderestilles til dig. Hos Relatel kan du nemlig opsætte en velkomsthilsen på dit hovednummer.
Ønsker du velkomsthilsen på dit mobilnummer? Læs mere her eller her. 
 
Hvad kræver det?
Denne funktion er indeholdt i virksomhedsabonnementerne Professional, Contact Center og Unlimited.
 
 Hvem kan opsætte det?
Administrator på din Relatel-konto kan opsætte velkomsthilsen på dit hovednummer.
 

RELA_2113_Ikon_SmaaVirksomheder_48x48

Velkomsthilsen på dit hovednummer

Det er let at opsætte velkomsthilsner og andre lyde på din virksomheds hovednummer hos Relatel. Du kan enten indtale via din telefon, uploade en lydfil (mp3, wav, aac, eller m4a-format), generere en lydfil med AI eller bestille en professionel speak fra vores lydstudie.

Muligheder for lyd

 

Hvis du skal have en velkomshilsen med flere lag til din telefonmenu, skal du dele din hilsen op. Se eksempel herunder:

1. hilsen: "Velkommen til mit firma. Tast 1 for erhverv og 2 for privat."
2. hilsen: "Velkommen til mit firmas privatafdeling. Vent venligst på en ledig medarbejder."

 
Du kan opsætte velkomsthilsner til følgende funktioner på dit hovednummer:
Er du i tvivl om, hvad du skal sige i din velkomsthilsen? Så læs vores blogpost, hvor du får konkrete tips til at lave gode speaks.

Sådan opsætter du en velkomsthilsen på dit hovednummer inden for åbningstid:
  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på Områdemenu (de 9 prikker) øverst til venstre.
  • Vælg "Hovednummer" under "Firmatjenester".
  • Vælg nu "Opsætninger" under "Redigér".
  • Klik på "Redigér" ud for den opsætning du ønsker at tilrette.
  • Tryk på drop down menuen "Ved indgående opkald".
  • Vælg et af punkterne “afspil lyd og...” 

Du får derefter følgende muligheder for at tilføje velkomsthilsnen

  • Optag via telefon:
    - Du vil blive ringet op på telefonnummeret, der er tilknyttet din bruger.
    - Følg vejledningen i telefonen.
    - Når du har godkendt din speak, vil den fremgå i din browser på din Relatel-konto, hvor du kan aflytte den og navngive den.
  • OBS Hvis du oplever, at du ikke bliver ringet op: Du vil blive ringet op på det mobilnummer, der er tilknyttet den brugerprofil, du er logget ind med. Sørg derfor for at du er logget ind med den rigtige profil, og at der er et mobilnummer tilknyttet profilen.
  • Upload en eksisterende lydfil.
  • Vælg lyd fra dit Relatel-lydarkiv.
  • Bestil professionel speak.
  • Generér lydfil med AI.*

Stil hovednummeret videre til opsætningen

Når du har gemt opsætningen med din velkomsthilsen, skal du stille hovednummeret videre til den.

  • Klik på "Åbningstider" under "Redigér" ude i venstre side.
  • Indstil dine åbningstider og stil videre til opsætningen med din velkomsthilsen.

 

Viderestil til opsætning med velkomsthilsen

 


Sådan opsætter du velkomsthilsen til kald uden for åbningstid:

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på Områdemenu (de 9 prikker) øverst til venstre.
  • Vælg "Hovednummer" under "Firmatjenester".
  • Vælg nu "Opsætninger" under "Redigér".
  • Klik på "Redigér" ud for den opsætning du ønsker at tilrette.
  • Tryk på drop down-menuen "Ved indgående opkald".
  • Vælg et af punkterne “afspil lyd og...” eller "gå til telefonsvarer", hvis man skal kunne lægge besked uden for åbningstiden.

Du får derefter følgende muligheder for at tilføje velkomsthilsnen

  • Optag via telefon:
    - Du vil blive ringet op på telefonnummeret, der er tilknyttet din bruger.
    - Følg vejledningen i telefonen.
    - Når du har godkendt din speak, vil den fremgå i din browser på din Relatel-konto, hvor du kan aflytte den og navngive den.
  • OBS Hvis du oplever, at du ikke bliver ringet op: Du vil blive ringet op på det mobilnummer, der er tilknyttet den brugerprofil, du er logget ind med. Sørg derfor for at du er logget ind med den rigtige profil, og at der er et mobilnummer tilknyttet profilen. 
  • Upload en eksisterende lydfil.
  • Vælg lyd fra dit Relatel-lydarkiv.
  • Bestil professionel speak.
  • Generér lydfil med AI.*

Stil hovednummeret videre til opsætningen

Når du har gemt opsætningen med din velkomsthilsen, skal du stille hovednummeret videre til den.

  • Klik på "Åbningstider" under "Redigér" ude i venstre side.
  • Vælg opsætningen i punktet "Udenfor åbningstid".

 

Velkomsthilsen uden for åbningstid

 

 

Sådan opsætter du velkomsthilsen ved Intet svar:

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på Områdemenu (de 9 prikker) øverst til venstre.
  • Vælg "Hovednummer" under "Firmatjenester".
  • Vælg nu "Opsætninger" under "Redigér".
  • Klik på "Redigér" ud for den opsætning du ønsker at tilrette.
  • Tryk på drop down-menuen "Ved indgående opkald".
  • Vælg et af punkterne “afspil lyd og...” eller "gå til telefonsvarer", hvis man skal kunne lægge en besked ,hvis I ikke besvarer opkaldet.

Du får derefter følgende muligheder for at tilføje velkomsthilsnen

  • Optag via telefon:
    - Du vil blive ringet op på telefonnummeret, der er tilknyttet din bruger.
    - Følg vejledningen i telefonen.
    - Når du har godkendt din speak, vil den fremgå i din browser på din Relatel-konto, hvor du kan aflytte den og navngive den.
  • OBS Hvis du oplever, at du ikke bliver ringet op: Du vil blive ringet op på det mobilnummer, der er tilknyttet den brugerprofil, du er logget ind med. Sørg derfor for at du er logget ind med den rigtige profil, og at der er et mobilnummer tilknyttet profilen. 
  • Upload en eksisterende lydfil.
  • Vælg lyd fra dit Relatel-lydarkiv.
  • Bestil professionel speak.
  • Generér lydfil med AI.*

Stil hovednummeret videre til opsætningen

Når du har gemt opsætningen med din velkomsthilsen, skal du stille hovednummeret videre til den.

  • Klik på "Åbningstider" under "Redigér" ude i venstre side.
  • Vælg opsætningen i punktet "Intet svar".
Velkomsthilsen ved ubesvarede opkald

 

 

Sådan opsætter du en velkomsthilsen til en telefonmenu

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på Områdemenu (de 9 prikker) øverst til venstre.
  • Vælg "Hovednummer" under "Firmatjenester".
  • Vælg nu "Opsætninger" under "Redigér".
  • Klik på "Redigér" ud for den opsætning du ønsker at tilrette.
  • Tryk på drop down-menuen "Ved indgående opkald".
  • Vælg punktet "gå til telefonmenu".

Du får derefter følgende muligheder for at tilføje velkomsthilsnen

  • Optag via telefon:
    - Du vil blive ringet op på telefonnummeret, der er tilknyttet din bruger.
    - Følg vejledningen i telefonen.
    - Når du har godkendt din speak, vil den fremgå i din browser på din Relatel-konto, hvor du kan aflytte den og navngive den.
  • OBS Hvis du oplever, at du ikke bliver ringet op: Du vil blive ringet op på det mobilnummer, der er tilknyttet den brugerprofil, du er logget ind med. Sørg derfor for at du er logget ind med den rigtige profil, og at der er et mobilnummer tilknyttet profilen. 
  • Upload en eksisterende lydfil.
  • Vælg lyd fra dit Relatel-lydarkiv.
  • Bestil professionel speak.
  • Generér lydfil med AI.*

Stil hovednummeret videre til opsætningen

Når du har gemt opsætningen med din telefonmenu, skal du stille hovednummeret videre til den.

  • Klik på "Åbningstider" under "Redigér" ude i venstre side.
  • Indstil dine åbningstider og stil videre til opsætningen med din telefonmenu.

 

Velkomsthilsen til telefonmenu


Sådan laver du en velkomsthilsen med AI-speaks

  • Du kan vælge muligheden, når du er i gang med at lave en opsætning, eller du kan bruge nedenstående guide.
  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på Områdemenu (de 9 prikker) øverst til venstre.
  • Vælg "Hovednummer" under "Firmatjenester.
  • Vælg "Lyde" under "Redigér".
  • Klik på "Generér med AI".
  • Indtast den ønskede besked - du kan vælge stort set alle talte sprog.
  • Vælg stemme og klik på "Generér".
  • Der kommer nu en forhåndsvisning frem, så du kan aflytte beskeden.
  • (Hvis du vil ændre noget, ændrer du blot i tekstfeltet og klikker "Generér" igen.)
  • Når du er tilfreds med beskeden, kan du give den et navn i feltet "Lydnavn" og gemme den.
  • Bemærk: Hvis du laver en speak på et andet sprog end dansk, anbefaler vi, at du lytter den grundigt igennem og sikrer at udtale og grammatik er korrekt.


Få besked om telefonsvarerbeskeder på dit hovednummer

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på dit navn under "Din konto" i højre side.
  • Klik på "Meddelelser" i venstre side under "Rediger".
  • Sæt flueben ved "Send sms" og/eller "Send e-mail" under "Når et hovednummer modtager en telefonsvarerbesked".

Aflyt telefonsvarerbeskeder på dit hovednummer

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Klik på "Telefonsvarer" under "Dine genveje" og vælg nu "Telefonsvarerbeskeder" under "Seneste".
  • Alternativt kan du vælge "Contact Center" i Områdemenuen -> Oversigt -> Telefonsvarer
  • I drop down-menuen kan du nu vælge, hvilket hovednummers beskeder du vil koncentrere dig om.
  • Hvis du ikke vælger andet, vil den vise alle.
  • Ved hjælp af menupunkterne i toppen af siden kan du nu sortere i dine telefonsvarerbeskeder.
  • Ved at klikke på de 3 prikker ud for hver enkelt besked, kan du hhv. hente, markere, slette eller transskribere beskeden.


Transskribering af telefonsvarerbeskeder på dit hovednummer

Det kan være praktisk at kunne læse en telefonsvarerbesked frem for at skulle aflytte den. Du kan spare en masse tid ved hurtigt at skimme teksten i stedet for at skulle lytte hele beskeden igennem. Da du også kan kopiere teksten efter endt læsning, er det også muligt at indsætte den i et andet system til senere behandling. Sidder du i møde, er det praktisk at kunne vurdere vigtigheden af beskeden, når du ikke kan tage telefonen.

OBS Denne funktion kræver virksomhedsabonnementet Contact Center eller Unlimited.

Desktop-app

  • Log ind på app.relatel.dk.
  • Vælg nu "Contact Center" i Områdemenuen og derefter "Telefonsvarer" under "Oversigt"
  • Klik på de 3 prikker i højre side ud for den relevante besked og vælg "Læs tekstudgave".
  • Du vil nu få en transskribering af den valgte besked op på din skærm.

Mobil-app

  • Log ind på Relatels mobil-app.
  • Vælg nu "Menu" (de 3 streger) og derefter "Telefonsvarer".
  • Klik på de 3 prikker i højre side ud for den relevante besked og vælg "Læs tekstudgave".
  • Du vil nu få en transskribering af den valgte besked op på din skærm.

Via mailnotifikation

  • Start med at tilmelde dig mailnotifikationer ved telefonsvarerbesked - læs mere her.
  • Åbn dén mail du har fået vedrørende en ny telefonsvarerbesked på dit hovednummer.
  • Klik på knappen "Læs tekstudgave" og dernæst på "Transskribere".
  • Du vil nu få en transskribering af den valgte besked op på din skærm.

Transskr. valgTransskr. resultat

Kan man differentiere i opsætning alt efter hvilket telefonnummer, der ringer?

Nej, det er ikke muligt, at lave din opsætning således, at systemet selv differentierer mellem opkald til dit hovednummer fra fx danske og udenlandske numre eller opkald fra VIP-kunder og almindelige kunder. Hvis dette er dit ønske, vil vi anbefale en telefonmenu i din velkomsthilsen, hvor dine kunder selv kan trykke sig det korrekte sted hen. Fx "Velkommen til mit firma. Tryk 1 for dansk og 2 for engelsk. Welcome to my company. Press 1 for Danish and 2 for English".